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管理会社との契約

2006年02月05日

稲津 喜久代(あおぞら司法書士法務総合事務所)

 前回、前々回と、総会運営につき、手続面から進行等を確認しましたが、実際に管理組合の行うべき業務は総会運営にとどまらず、日常的な雑事も含め種々雑多です。
 これら煩瑣な業務を担ってくれる存在が管理会社です。
 大半のマンションは管理会社に管理組合運営の大部分を任せているのが現状でしょう。
 今回は、管理会社と管理組合の関係について、法的手続きを中心として確認していきます。

契約により成立する関係

 管理組合成立の時、すなわち分譲業者からマンションの引き渡しを受ける時点で管理会社の選定は終わっているのが普通です。
 区分所有者からしてみれば、マンションを購入すると管理会社がついてくる、というような感覚になるかもしれません。
 でも、実際には分譲時に管理業務委託契約を締結しているのです

 管理業務委託契約の締結に際し、管理会社にはいくつかの手続きを実施する義務が、「マンション管理の適正化の推進に関する法律」により課せられています。

重要事項の説明

 管理会社が区分所有者と管理業務の委託を受ける契約を結ぶためには、重要事項の説明を事前に行う必要があります。
 重要事項の説明は次の手順で行う必要があります。

―斗彁項の説明を行う日の一週間前までに区分所有者に対し重要事項並びに説明会の日時及び場所を記載した書面を交付し、
∪睫晴颪砲いて管理業務主任者が管理業務主任者証を提示して重要事項の説明を行い、
4浜業務主任者が記名押印した重要事項説明諸を区分所有者に交付しなければなりません。

新規分譲の場合の重要事項説明の省略

 上述の重要事項説明の流れを見て、疑問を抱いた区分所有者の方もいると思います。「私は、そんな説明は受けていない」と。
 実は重要事項説明の義務は、次の要件を満たす場合には免除されます。
 /卦分譲の場合で、
 工事完成後1年以内で完了する短期間の管理業務委託契約を締結する場合
 
 これは、新規分譲の際には管理組合が事実上機能していないため、本来の重要事項説明の手続きを履行するのが困難であるところ、かといって管理業務を行う者がいない期間をつくるは好ましくないことから、簡易な形で管理業務委託契約を締結する余地を残すべきであるとしてから設けられた例外です。
 その意味で、分譲時に成立する業務委託関係は暫定的といってよいでしょう。

契約更新時の重要事項説明
 新規契約締結時だけでなく、契約更新の時にも重要事項の説明は行われなければ成りません。
 従前契約と同一条件で契約の更新が行われる場合には、区分所有者全員に重要事項説明書の交付が行われますが、説明自体は管理者等(通常は理事長 管理組合法人の場合には理事が該当)に対してのみ行われます。
 管理者がいない場合、説明は実施されません。

 契約内容を変更して更新する場合には、新規契約の場合と同様、説明会が開催され、重要事項説明書が交付されます。

契約成立時の書面交付
 重要事項説明を経て、管理組合が特定の管理会社と管理業務委託契約を締結した場合、管理会社は契約内容の重要な部分を記載した書面を管理者等に交付しなければなりません。
 管理者等がいない場合には区分所有者全員に当該書面が交付されるのが原則ですが、原本は2名のみに交付し、あとはコピーを交付することでも足りるとされています。

 以上が管理会社と管理組合間の契約締結についての大まかな流れです。
 両者の関係は任意契約により作出される関係であり、管理組合側からすれば、その選定・契約を義務づけられたものではありません。
 しかし、広範に亘るマンション管理業務を管理組合のみで行うのは事実上相当に困難でしょうから、管理会社のノウハウと能力を有効に活用することは、結局は管理組合にとっても有益になると言えるでしょう。
 ただ、その選定に当たっては、誰それの紹介だからとか、費用が安いからだとか、表面的な事情のみを重要視するのではなく、重要事項説明の内容を良く吟味し、自らにとって必要なサービスが適正な価格で受けられる相手であるのかどうかを見極めて、これを決するべきでしょう。



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